Travel Counsellors Privacy Policy


Travel Counsellors Belgium BVBA hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Persoonlijke service staat bij ons altijd centraal, daarom willen we in deze Privacy Policy heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Deze Privacy Policy is op u van toepassing als u gebruik maakt van onze producten en services of indien er interactie is via onze websites, mobiele applicatie, social media kanalen of met onze Travel Counsellors.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Travel Counsellors Belgium BVBA houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de General Data Protection Regulation (GDPR).  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:  

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Wij gebruiken persoonsgegevens om de diensten die we aanbieden zo efficiënt mogelijk te managen en verbeteren, inclusief:

  • Het verwerken van boekingen;
  • Het verbeteren van onze online diensten, inclusief onze websites en mobiele applicatie;
  • Het opsporen en voorkomen van fraude, zodat u veilig en vertrouwd kunt boeken;
  • Het verder ontwikkelen van ons productaanbod, onze technologische systemen en de manier waarop we met u communiceren;
  • Het bieden van een gespecialiseerde en gepersonaliseerde service om aan uw wensen te voldoen, inclusief het aanbieden van relevante marketing materialen die aansluiten bij uw interesses.
  • Het onderhouden van persoonlijk contact met u, via telefoon, email, post of social media, zodat we u zo efficiënt mogelijk kunnen helpen met (boekings)aanvragen.

Als Travel Counsellors Belgium BVBA zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

 

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Travel Counsellors Belgium BVBA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Travel Counsellors Belgium BVBA persoonsgegevens van u vragen waarbij we onderscheid maken tussen de reden van contact:

Als u een aanvraag doet voor een vakantie of zakenreis, kan Travel Counsellors Belgium BVBA de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Adres;
  • Uw vakantievoorkeuren;
  • In sommige gevallen zullen we ook gegevens verzamelen die persoonlijker van aard zijn, zoals medische informatie, handicaps en speciale voorkeuren om aan uw persoonlijke behoeften en wensen te kunnen voldoen.

Als u een boeking maakt bij een Travel Counsellor, als hoofdboeker, passagier of betalende partij, kan Travel Counsellors Belgium BVBA of onze Service Provider de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Adres;
  • Financiële informatie, zoals bankpas of credit card gegevens;
  • Reis gerelateerde informatie, zoals paspoort of visum gegevens;
  • In sommige gevallen zullen we ook gegevens verzamelen die persoonlijker van aard zijn, zoals medische informatie, handicaps en speciale voorkeuren om uw boeking af te kunnen stemmen op uw persoonlijke behoeften en wensen.

Uw persoonsgegevens worden door Travel Counsellors Belgium BVBA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verwerking van persoonsgegevens van marketable klanten / abonnees

Persoonsgegevens van marketable klanten / abonnees worden door Travel Counsellors Belgium BVBA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen / marketing uitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge toestemming of inschrijving formulier;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Travel Counsellors Belgium BVBA de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Travel Counsellors Belgium BVBA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Marketing betekent voor ons het versturen van nieuws, aanbiedingen en informatie over onze producten en services op verschillende manieren waaronder via email of direct via telefoon door uw persoonlijke Travel Counsellor. Maar enkel als u eerder toestemming heeft gegeven om marketing communicatie van ons te ontvangen. Als u contact heeft met een Travel Counsellor zullen zij u vragen of u marketing communicatie van ons wilt ontvangen. U kunt deze voorkeur altijd wijzigen bij uw Travel Counsellor of schriftelijk via het hoofdkantoor.

Als u contact met ons opneemt, of wij nemen contact met u op, om deel te nemen aan promoties, acties, enquêtes of vragenlijsten, kan Travel Counsellors Belgium BVBA de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam;
  • E-mailadres;
  • Alle andere informatie die u met ons deelt, zoals feedback en suggesties;
  • Alle digitale gegevens die u ons aanlevert, zoals video’s, afbeeldingen of e-mails.

Als u interactie met ons heeft via onze social media kanalen, kan Travel Counsellors Belgium BVBA de volgende persoonsgegevens van u verzamelen:

  • Social media content zoals feedback, beoordelingen, foto’s en video’s;
  • Alle content die u met ons deelt kan gekopieerd, aangepast of gepubliceerd worden in onze marketing uitingen zoals mailings, magazines of op onze website of social media kanalen;
  • In sommige gevallen zullen we ook contactgegevens of locatie gegevens verzamelen om aanvragen door te kunnen sturen naar onze Travel Counsellors. Deze data wordt niet voor andere doeleinden gebruikt.

Als u onze website bezoekt, verzamelen we via data tracking software (‘cookies’) de volgende gegevens van u:

  • Informatie over uw online zoek en klik gedrag op onze websites en in onze mobiele applicatie;
  • Informatie over welke apparaten en besturingssystemen u heeft gebruikt.

 

Cookies zijn kleine databestanden die lokaal worden opgeslagen, die ervoor zorgen dat websites gegevens en voorkeuren tijdelijk kunnen verzamelen en opslaan. Cookies helpen ons om informatie te verzamelen over alle belangrijke functionaliteiten van onze websites en mobiele applicatie waardoor wij de gebruikersvriendelijkheid en klantervaring kunnen verbeteren. Wij gebruiken ook cookies om de efficiëntie van onze marketing communicatie te meten, bijvoorbeeld door bij te houden hoeveel klanten een mailing hebben geopend. U kunt via uw browser instellingen aangeven of u nieuwe cookies wilt accepteren of niet. 

Travel Counsellors Belgium BVBA maakt ook af en toe gebruik van partijen als Facebook Advertising voor het aanleveren van persoonlijke social media data. Dit soort data helpt ons om:

  • De content op onze social media kanalen te analyseren en verbeteren;
  • De effectiviteit van onze marketing communicatie te meten en optimaliseren.

 

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder en/of geïnteresseerde worden door Travel Counsellors Belgium BVBA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):  

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Travel Counsellors Belgium BVBA de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Travel Counsellors Belgium BVBA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder en/of geïnteresseerde.

 

 

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door Travel Counsellors Belgium BVBA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Travel Counsellors Belgium BVBA de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Salarisgegevens;
  • Kopie ID;
  • BSN-nummer;

Uw persoonsgegevens worden door Travel Counsellors Belgium BVBA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG / GDPR-programma;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en digitale marketing;
  • Het verzorgen van onze technologische services, dataopslag en het verwerken van betalingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Ook bij een eventuele overname van Travel Counsellors zullen we persoonsgegevens delen met de nieuwe partij die deze gegevens enkel op dezelfde manier zal mogen gebruiken als wij nu doen. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen en buiten de EU

Het grootste gedeelte van onze data opslag bevindt zich binnen de EU. Het kan echter voorkomen dat uw gegevens doorgestuurd en/of opgeslagen worden op een locatie buiten de EU. Om uitvoering te geven aan uw opdracht / boeking is het vaak noodzakelijk om uw gegevens door te geven aan bedrijven buiten de EU zoals airlines, hotels, verzekeringsmaatschappijen en lokale agentschappen. Om te mogen afreizen naar landen buiten de EU, is het soms noodzakelijk om bepaalde persoonsgegevens te overleggen aan overheidsinstanties of andere autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor immigratie, grensbewaking, veiligheid en terrorismebestrijding. Zelfs als het niet verplicht is om dit soort informatie te verstrekken, kan Travel Counsellors Belgium BVBA met het oog op veiligheid ervoor kiezen om de autoriteiten medewerking te verlenen.  

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Travel Counsellors Belgium BVBA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Travel Counsellors Belgium BVBA van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op! In eerste instantie kunt u altijd het beste contact opnemen met uw eigen Travel Counsellor. Heeft u hierna nog steeds vragen of opmerkingen, dan kunt u contact opnemen met ons hoofdkantoor via onderstaande gegevens.

Contactgegevens

Travel Counsellors Belgium BVBA
De Keyserlei 58-60/bus 19
2018 Antwerpen
info@travelcounsellors.be

Terug Naar Boven